Administrator - detaljni priručnik

Administrator - detaljni priručnik

Administratorska uloga je operativno središte cijelog sustava. U praksi to znači da administrator vodi korisnike i ovlasti, postavlja i nadzire turnire, potvrđuje uplate, uređuje sadržaj stranice i održava osnovne klupske postavke.

Važna napomena za role: administrator može ujedno biti i član (ako je povezan na profil člana), pa za svoj profil može koristiti sve što koristi i član. Također, administrator može biti označen i kao roditelj, pa uz adminsko sučelje može imati i roditeljski pregled povezane djece.

1. Administratorski izbornik i početna orijentacija

Nakon prijave administrator u glavnoj navigaciji vidi dodatni izbornik Admin. Kroz taj izbornik ulazi se u sve ključne module: podešenja, nadolazeće turnire, plaćanja, korisnike, teme, članke i podatke o klubu.

Na slici ispod prikazano je: Admin menu.

2. Nadolazeći turniri i prijave

Modul Nadolazeći turniri služi za unos i održavanje kalendara turnira. Tu se može ručno dodati turnir, dopuniti tip turnira, definirati kotizacija, zaključati prijave i pripremiti sve prije nego članovi krenu s prijavama.

Na vrhu modula nalazi se i gumb za uvoz turnira s archery.hr, pa se popis nadolazećih turnira može brzo osvježiti za tekuću i sljedeću godinu bez ručnog unosa svakog pojedinog zapisa.

Na slici ispod prikazano je: Nadolazeći turniri. Na slici ispod prikazano je: Dodavanje turnira.

Na detalju pojedinog turnira administrator vidi sve prijave, može izvesti CSV za organizatora i po potrebi ukloniti člana s turnira uz obaveznu napomenu. Uklanjanje prijave ne briše trag, nego prijavu prebacuje u povijest uklonjenih.

Za turnire koji su završili administrator može iz modula prošlih turnira pokrenuti akciju Kreiraj rezultate. Time sustav iz prijava pripremi početni unos rezultata, a nakon toga administrator treba upisati stvarno ostvarene rezultate članova.

Na slici ispod prikazano je: Prijave i izvoz podataka. Na slici ispod prikazano je: Prijave i izvoz podataka - detalj. Na slici ispod prikazano je: Prijave i izvoz podataka - detalj.

3. Plaćanja članova i škole

Modul Plaćanja je kontrolna ploča za članarine, kotizacije i školarine. U njemu administrator podešava modele naplate, prati otvorene stavke i vidi sažetak po osobi i po statusu.

Na slici ispod prikazano je: Plaćanja.

Na popisu članova vidi se i stanje plaćanja, a na profilu člana administrator može potvrditi uplatu, mijenjati status i dodavati ručne stavke kada je to potrebno.

Važno: potvrde plaćanja treba označavati nakon uvida u bankovni izvod. Izvod se radi svakih 7 do 10 dana, pa u tom razdoblju može postojati uplata koja je stvarno izvršena, ali još nije administrativno označena kao podmirena.

Na slici ispod prikazano je: Popis članova - sa plaćanjima. Na slici ispod prikazano je: Admin radnje na članu. Na slici ispod prikazano je: Potvrda plaćanja.

Za stavke koje se vode kao gotovina (npr. naplata treneru), status se također vodi kroz sustav kako bi izvještaji ostali točni.

Na slici ispod prikazano je: Plaćanja treneru.

4. Podaci o klubu i osnovna sportska podešenja

Admin -> Klub služi za održavanje službenih podataka kluba koji se koriste kroz cijelu aplikaciju, uključujući prikaz i generiranje podataka za uplatu.

Na slici ispod prikazano je: Podaci o klubu.

U modulu podešenja administrator održava osnovne sportske šifrarnike (tipovi turnira, stilovi, kategorije i polja rezultata). To je važno jer o tim postavkama ovise forme za unos rezultata i prijave.

Na slici ispod prikazano je: Osnovne stavke za unos rezultata.

5. Korisnici, role i povezivanja

U modulu Korisnici administrator upravlja identitetima i pravima pristupa. Tu se korisniku postavlja rola (Admin, Član, Korisnik, Polaznik škole), povezani profil i roditeljske veze.

Na slici ispod prikazano je: Popis korisnika. Na slici ispod prikazano je: Uređivanje korisnika.

Praktično pravilo rada:

1. rola određuje osnovna prava,
2. povezani profil određuje čiji se podaci i moduli otvaraju,
3. roditeljske veze određuju koja djeca su vidljiva roditeljskom računu.

Za roditeljske veze sustav primjenjuje ograničenja (djeca mlađa od 23 godine, maksimalan broj povezanih djece i roditelja po djetetu), pa administracija ostaje konzistentna i kontrolirana.

6. Oglasnik i članci

Administrator može moderirati i održavati sadržaj stranice kroz Oglasnik i Članke. To uključuje pregled objava, unos novih sadržaja, izmjene postojećih i objavu informacija važnih za rad kluba.

Na slici ispod prikazano je: Oglasnik. Na slici ispod prikazano je: Unos oglasa. Na slici ispod prikazano je: Unos članka. Na slici ispod prikazano je: Uređivanje članka.

7. Škola streličarstva

U modulu škole administrator vodi aktivne i neaktivne polaznike, status školarine i evidenciju dolazaka.

Na slici ispod prikazano je: Polaznici škole. Na slici ispod prikazano je: Evidencija dolazaka.

Na profilu polaznika administrator može:

1. uređivati osobne podatke,
2. voditi dokumente,
3. postaviti model školarine i potvrđivati uplate,
4. po potrebi prebaciti polaznika u članove.

Važno: potvrde plaćanja treba označavati nakon uvida u bankovni izvod. Izvod se radi svakih 7 do 10 dana, pa u tom razdoblju može postojati uplata koja je stvarno izvršena, ali još nije administrativno označena kao podmirena.

8. Teme i vizualni identitet

Kroz modul tema administrator bira i uređuje aktivni vizualni stil sučelja.

Na slici ispod prikazano je: Uređivanje teme.

Ovdje se centralno upravlja bojama i izgledom, pa se promjena odmah vidi na cijelom web sučelju.

9. Klupski zid i moderiranje poruka

Administrator može pisati poruke na Klupski zid kao i ostali ovlašteni korisnici. Uz to, administrator ima dodatne moderatorske ovlasti: može istaknuti bilo koju poruku na zidu i može obrisati bilo koju poruku.

Važno je znati da su poruke s Klupskog zida vidljive svim posjetiteljima stranice, uključujući i one koji nisu prijavljeni. Zato na zid ne treba upisivati osjetljive osobne podatke (npr. OIB, adrese, brojeve dokumenata ili medicinske podatke), nego samo sadržaj koji smije biti javan.

Završna operativna napomena

Najstabilniji način rada je da se svaka promjena radi redom: prvo korisnici i povezivanja, zatim sadržaj i postavke, pa tek onda operativni moduli poput prijava i plaćanja. Tako se izbjegnu situacije u kojima je funkcionalnost tehnički dostupna, ali korisnik zbog pogrešne role ili nepovezanog profila ne vidi očekivane opcije.